suoficinavirtual

Registration

  • I am forming a company and I have not a NIF number yet but I need a registered office address. Can I still hire the service?  

    Yes, of course, it is the eternal question of what comes first, does the chicken or the egg?

    In these cases what you have to do at the time of entering into the contract with us is to indicate in the field of company NIF as "pending". This way we know that the company is under incorporation. We will issue an proforma invoice and once we have the Company NIF we will proceed to issue the final invoice on behalf of the company.

  • What documentation shall I provide?  

    The documents required vary depending on the type of entity, wheter youre an established company or self employed.

    COMPANIES

    • If Spanish company, we need full copy of the company deeds. If foreign company we need company registration documents
    • If Spanish company, we need NIF number. For foreign companies we need VAT number.
    • In all cases, we need Directors personal ID card, Passport and Spanish NIE number
    • Should you wish to pay by direct debit (Spanish companies) we will need a bank proof of bank account and holder.

    SELF EMPLOYED

    • We need personal ID card, Passport and Spanish NIE number
    • Should you wish to pay by direct debit (Spanish companies) we will need a bank proof of bank account and holder.

     

  • What will the address of my Virtual Office be?  

    The address will be the Business Center's address and will therefore depend on the selected location and Centre at the time of contracting the service.

    To receive you correspondence you must indicate in the recipient's address YOUR NAME (in case of physical person) or YOUR COMPANY NAME and address of the Buisness Centre.

    After performing the contracting and make the first payment you will receive an email with all the data related to the hiring, including address and telephone number of the Centre.

  • How soon can my new address be set-up?  

    The contracting is done online, and once we receive your registration request for the service and check that you have made the payment, we will activate the service. Usually activation is made on the day of registration.

  • ¿Que debo hacer para darme de alta en su oficina virtual?  

    Puede contratar y pagar online todos nuestros servicios de oficina virtual instantáneamente. Una vez seleccionados los servicios desados, durante el proceso de alta le requieremos algunos datos personales y de empresa

  • ¿Que importe debo pagar inicialmente?  

    Para confirmar su contratación de oficina virtual le requeriremos por adelantado el pago de la primera mensualidad o anualidad así como una fianza equivalente a la cuota de un mes. 

    Se le requerirá hacer su primer pago online mediante tarjeta de crédito / débito a través de nuestro servidor seguro. No en vano, si lo prefiere, también podrá optar por realizar el pago mediante transferencia bancaria a la cuenta bancaria indicada a la finalización del proceso de contratación.

    Las posteriores cuotas recurrentes se cobrarán mediante domiciliación bancaria al número de cuenta indicada por usted.

  • ¿Cuales son los términos de contratación?  

    Todos nuestros contratos de oficina virtual están disponibles por períodos iniciales de 1 o 12 meses. Los contratos se renuevan tácitamente y de forma automática por periodos iguales. Para dar de baja el contrato deberá notificarlo por escrito con un preaviso de un mes, a la dirección indicada al pie de la Web.

    Si usted se compromete a un acuerdo de 12 meses se beneficiará de un importante descuento!

    Vea los demás términos aquí.

Operation

  • Why do I need to pay a deposit?  

    The deposit is mandatory in all contracts, and returned once the contract ends. In many cases our customers turn to additional features such as the advancement of correspondence scanned by email, forwarding mail to another address, send or receive faxes, or other services with an additional cost.

  • ¿Que servicios me ofrece su Oficina Virtual?  

    Una oficina virtual le ofrece todas las ventajas de una oficina a tiempo completo sin la necesidad de alquilar oficinas o arrendar un espacio físico. Al contratar una oficina virtual, usted recibirá todos los beneficios de tener una oficina física que incluye una dirección de prestigio y un servicio de atención de llamadas de primera clase, creando así una impresión profesional para todos sus clientes. Un equipo profesional de asistentes será la primera línea de su negocio y creará una impresión duradera dentro del marco de trabajo que usted proporcione.

    Con una oficina virtual puede crear un servicio personalizado eligiendo entre las siguientes opciones:

    • Una prestigiosa dirección comercial en una ubicación céntrica.
    • Un completo servicio de recepción y reenvío de correspondencia.
    • Un número de teléfono exclusivo, profesionalmente respondiendo en nombre de su empresa.
    • Recepción y reenvío de fax.
    • Acceso a oficinas y salas de reuniones equipadas de primera calidad.
  • How do I pay?  

    The first payment shall be made at the time of contracting online with credit / debit card through our secure payment gateway or by bank transfer to the account that we will indicate at the completion of the contracting process.

    Recurring charges are payed by direct debit to Spanish bank account or by bank transfer upon invoicing.

  • ¿Cual es mi acuerdo con su Oficina Virtual?  

    Cuando contrata una Oficina Virtual, recibirá la confirmación de la contratación por correo electrónico inmediatamente después. Se recomienda que conserve esta confirmación de forma segura, ya que forma parte de su acuerdo con SuOficinaVirtual.com para los servicios de oficina virtual contratados. Un miembro de nuestro equipo de atención al cliente se comunicará con usted dentro del siguiente día hábil para hablar sobre los detalles de su servicio y los requerimientos de identificación. El servicio se iniciará cuando hayamos recibido los documentos de identificación (si procede). Puede ver nuestros términos y condiciones aquí.

Virtual Office

  • How often will you forward my mail?  

    We can forward your mail to you daily, weekly or monthly, according to your wishes and always upon request. We will never forward any mail without your request.

    Also, if you wish we can scan and email your correspondence to you.

    Please request pricing for the forwarding services.

  • Can I use the address as my registered office and tax domicile for my company?  

    Yes of course. The assigned address can be used as your company social address, as tax domicile and for professional use, such as on your corporate Web site, business cards, stationery, etc.

  • How can a Virtual Office help my business to expand?  

    A business with local contact information is much more accessible to prospective clients than a business with contact information in another country or city. With a local address and phone number supplied by a virtual office, you won’t lose business just because you aren’t locally based.

Phone answering

  • Do you provide numbers or can I use an existing number I have?  

    By hiring the phone answering service, we provide a unique number for your business. If you wish to maintain the number you already have, you must divert it to the number assigned by us.